مدیر پروژه فناوری اطلاعات از ابتدا تا انتها درگیر یک پروژه است. او در طوفان فکری، شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن نهایی یک پروژه مشارکت دارد. او باید یک استراتژیست خوب باشد، زیرا باید بداند چه زمانی چه کاری انجام دهد. گاهی باید مراحل طرح پروژه را دوباره دنبال می کرد تا به نتایج مطلوب برسد، گاهی باید کل استراتژی را تغییر می داد و از نو شروع می کرد. به طور خلاصه، این مدیر پروژه است که آرزوی حفظ نظم کشتی را دارد. اگر پروژه موفقیت آمیز باشد، او تحسین های زیادی را کسب می کند، در غیر این صورت، مورد انتقادهای زیادی قرار می گیرد.
نقش مدیران فناوری اطلاعات در تکمیل موفقیت آمیز پروژه
نقش مدیر پروژه مانند یک بازی تاس است
در یک بازی که در آن تاس های شش طرفه درگیر است چه می کنید؟ شما تاس را تکان می دهید و در دست می اندازید، با هدف گرفتن بالاترین عدد و برنامه ریزی پیش رو. هر عددی که می آید، می دانید که اعداد بین 1 تا 6 خواهند بود. این به شما کمک می کند تا بر اساس آن برنامه ریزی کنید. بنابراین اعداد 1 تا 6 احتمالات بازی هستند و بر اساس این احتمالات می توانید حرکات خود را برنامه ریزی کنید و با در نظر گرفتن خطرات و مزایا به یک استراتژی برنده برسید.
سخت ترین بخش یک پروژه را شناسایی کنید
آیا می دانید سخت ترین مرحله یک پروژه چیست؟ مرحله شروع. داشتن یک ایده خوب و سپس اجرای یک برنامه محکم، با در نظر گرفتن، احتمالاً خطرات نیز سخت هستند. برای شروع یک پروژه، باید یک جلسه آغازین برنامه ریزی کنید که در آن اعضای کلیدی یک پروژه را شناسایی کنید و وظایفی را برای هر یک از آنها تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که هر یک در پروژه نقش خود را به خوبی می شناسند.
هنگامی که با یک رشته بی پایان از اشکالات نرم افزاری مواجه می شوید، آرام باشید
مدیران پروژه با شرایط سختی مواجه می شوند که پیشرفت پروژه را مختل می کند. اشکالات نرم افزاری برای مدیران پروژه کابوس هستند زیرا مشتری هرگز نرم افزارهایی را که بر روی اشکالات سوار می شوند، نمی پذیرد. اگر در سازمان تازه کار هستید می توانید موضوع را با افراد ارشد سازمان در میان بگذارید و به نتیجه برسید. اگر احساس می‌کنید که اشکالات باعث می‌شوند ادامه پروژه غیرممکن شود، ممکن است مجبور شوید استراتژی خود را تغییر دهید. اگر هر بار که یک باگ را برطرف می‌کنید، یک اشکال جدید ظاهر می‌شود، وقت آن است که آن را ترک کنید. اما نه پس از تلاش برای رفع آن. با این حال، گاهی اوقات، ترک بهترین گزینه است، در زمان، هزینه و زیرساخت های زیادی برای شرکت شما صرفه جویی می کند.
بدانید چگونه با مشکلات در زمان بروز و ظهور برخورد کنید
به عنوان یک مدیر پروژه، نه تنها با اشکالات نرم افزاری، بلکه مشکلات دیگری که ممکن است اعضای تیم با آن مواجه شوند، مواجه خواهید شد. اگر بین اعضای تیم اصطکاک وجود داشته باشد، پیشرفت پروژه ممکن است آسیب ببیند. جرقه ها ممکن است پرواز کنند و آتش بگیرند و این وظیفه شماست که جرقه ها را بشناسید و قبل از اینکه کل پروژه را به خطر بیندازند آنها را خاموش کنید. مسائل و مشکلات را در زمان و زمانی که به وجود می‌آیند رسیدگی کنید و آنها را در یک مرحله انجام دهید
روشی منسجم همچنین این وظیفه مدیر پروژه است که تمام مسائلی را که ممکن است در حین کار هر پروژه پیش بیاید و اینکه چه روش هایی برای غلبه بر آنها به کار گرفته شده است، ثبت کند.
ارسال گزارش پیشرفت به سالمندان
معمولا گزارش های هفتگی و ماهانه برای سالمندان ارسال می شود تا از وضعیت پروژه مطلع شوند. گزارش اساساً باید حاوی
شرح پروژه
وضعیت فعلی پروژه
آنچه در طول یک هفته/ماه گذشته به دست آمده است
تاریخ مورد انتظار برای اتمام پروژه
بودجه و هزینه ها
ضروری است که مدیریت ارشد در جریان آنچه در پروژه اتفاق می افتد، مسائل و مشکلات پیش رو، راه حل های جستجو شده و غیره باشد.
به تیم خود بیاموزید که ضرب الاجل ها را مدیریت کند
تنها در صورتی که همه اعضای تیم به ضرب‌الاجل‌ها پایبند باشند، می‌توانید یک پروژه را با موفقیت به پایان برسانید. اگر نقاط عطف پروژه دارید، باید مطمئن شوید که همه اعضای تیم از آنها آگاه هستند. برای اطمینان از اینکه تیم شما می تواند در مهلت مقرر کار کند، می توانید وظایف را به نقاط عطف مختلف تقسیم کنید و مطمئن شوید که آنها به طور دقیق دنبال می شوند. پس از دستیابی به هر نقطه عطفی، می‌توانید تیم را برای تکمیل موفقیت‌آمیز انگیزه دهید و در نتیجه آنها را ترغیب کنید که عملکرد بیشتری داشته باشند.
مدیران پروژه در قبال فعالیت های اعضای تیم خود پاسخگو هستند
همه نقشی در پروژه دارند. هنگامی که شما وظایفی را به اعضای تیم خود محول می کنید، این نقش ها را به خودتان نیز محول می کنید. اگر عملکرد ضعیفی داشته باشند یا نتوانند ارائه دهند، به عنوان شکست شما منعکس می شود. اگر مشتری شما فردی است که می خواهد به طور فعال در پیشرفت پروژه شما مشارکت داشته باشد، باید یاد بگیرید که با آن نیز مدیریت کنید.
برگزاری جلسات پروژه سازنده
جلسات پروژه باید محل و بستری باشد که در آن وضعیت پروژه مورد بحث قرار می گیرد. اگر کاستی‌هایی در جلسه وجود داشته باشد، رفع می‌شود و برای حل آن چاره‌جویی می‌شود. قرار است جلسات مثمر ثمر باشد و نه بستری که رئیس حرفش را بزند و بقیه گوش کنند. در یک جلسه سازنده، شما باید یک دستور کار داشته باشید که در آن همه چیز با دقت برنامه ریزی شده باشد، تا آخرین جزئیات.
برای اینکه نقش های خود را به کمال برساند، مدیر پروژه باید خود یک رهبر خوب، ارتباط دهنده، وقت شناس و کارگر صادق باشد.