استفاده هوشمندانه از فناوری اطلاعات می تواند نقش مهمی در بهبود عملکرد کسب و کار داشته باشد. اما پیچیدگی یا استفاده نادرست از آن می تواند مانع از پیشرفت، افزایش هزینه ها و کاهش اثربخشی کمپین های بازاریابی شود. در چند سال گذشته، عدم قطعیت های اقتصادی مردم را بر آن داشته است تا به طور جدی هزینه ها را در عملیات تجاری کنترل کنند و انعطاف در کاهش هزینه ها را بهبود بخشند، در حالی که خود را با شرایط متغیر تطبیق دهند. شرکت‌ها شروع به بازسازی سیستم‌های خود کرده‌اند تا هزینه‌های فزاینده فناوری اطلاعات را تطبیق دهند و از فناوری‌های دیگری که به کاهش استفاده از فناوری اطلاعات کمک می‌کنند، استفاده کنند. اگر احساس می کنید که کسب و کار شما می تواند با استفاده کنترل شده از IT کار کند، در اینجا نکات خاصی برای همین کار وجود دارد.
1) از فناوری های جدید سرمایه گذاری کنید
می‌توانید از فناوری‌های جدید مانند رایانش ابری و شخصی‌سازی دستگاه‌ها/برنامه‌ها استفاده کنید. قدرت شخصی سازی نه تنها می تواند هزینه ها را کاهش دهد، بلکه روابط مشتری را نیز حفظ می کند. این امر به ویژه در زمینه پزشکی صادق است. این به آنها کمک می کند تا به رویکردهای مدیریت مقرون به صرفه دست یابند و در عین حال تجزیه و تحلیل استراتژیک چشم انداز سیستم ها را انجام دهند.
2) از خدمات Cloud استفاده کنید
رایانش ابری می تواند به کاهش و استفاده پیچیده از نرم افزارهای گیج کننده و هزینه های مجوز آنها کمک کند. شما دیگر مجبور نخواهید بود چنین نرم افزارهایی را بخرید و نگران انقضای آنها باشید زیرا اکنون ابر دارید. و دیگر لازم نیست برای نصب و آموزش نرم افزار به متخصصان نرم افزار وابسته باشید. رایانش ابری دارای مقیاس‌پذیری، قابلیت اطمینان و در دسترس بودن نامحدود است، بنابراین می‌توانید پروژه خود را به آنجا منتقل کنید و زیرساخت فناوری اطلاعات را حفظ کنید و این فناوری را قادر می‌سازد تا به «کنوانسیون خشمگین» در تجارت تبدیل شود.
3) بهبود فرآیند خرید منابع IT
گاهی اوقات کسب‌وکارها فناوری‌ها و نرم‌افزارهای خود را زمانی ارتقا می‌دهند که واقعاً به آن نیازی ندارند و بسیاری از ویژگی‌های جدید در ارتقاء استفاده نمی‌شوند. همیشه توصیه می شود قبل از خرج کردن پول برای نرم افزارهای جدید، از یک مشاور فناوری اطلاعات مشاوره بگیرید، در غیر این صورت، هر سال برای چیزهایی که دارید هزینه می کنید.
4) ادغام ترکیبی از پیشنهادات را امتحان کنید
وقتی نوآوری مبتنی بر فناوری اطلاعات در زمینه‌های مختلف مشخص می‌شود، در واقع می‌توانید چندین مورد از این پیشنهادها را ادغام کنید و استفاده ترکیبی کنید، حتی اگر از فروشندگان مختلف باشند. اگر منابع فناوری اطلاعات ابری خصوصی و عمومی را ادغام کنید، می‌توانید مقیاس‌پذیری را ممکن کنید. شما می توانید این کار را با توسعه یک استراتژی یکپارچه سازی انجام دهید که جریان کار خاص و الزامات مدیریت داده کسب و کارها را شناسایی می کند.
5) هر بخش را تشویق کنید تا یک دستور کار مکتوب در مورد پیشنهادات خرید نرم افزار داشته باشد
همانطور که قبلا ذکر شد، کسب و کارها می توانند هزینه های IT را کاهش دهند اگر نرم افزارهای خود را همیشه ارتقاء ندهند. بنابراین توصیه می شود تنظیمات استانداردی داشته باشید تا نیازی به خرید سخت افزار، خدمات و نرم افزارهای غیر ضروری نباشد. اجازه دهید همه بخش ها یک برنامه مکتوب در مورد وضعیت فعلی خود و آنچه بیشتر می خواهند داشته باشند.
6) برای جلوگیری از جلسات اطلاعاتی تکراری، پخش های اینترنتی ایجاد کنید
اگر کسب و کار شما مجبور است اطلاعات یکسانی را چندین بار پوشش دهد و یک موضوع را برای مخاطبان مختلف توضیح دهد، ایجاد یک پخش اینترنتی باعث صرفه جویی در منابع می شود. یک اسکریپت خوب ایجاد کنید و پخش اینترنتی را ضبط کنید، در حالی که همان را در وب سایت خود پست کنید.
7) مذاکره مجدد یا بهتر تغییر دهید
ارائه دهندگان تلویزیون کابلی محلی و ارائه دهندگان خدمات اینترنتی این عادت آزاردهنده را دارند که قیمت های خود را بدون هیچ توضیح منطقی افزایش دهند. به جای اینکه بودجه خود را با افزایش هزینه سنگین کنید، می توانید با ارائه دهندگان مذاکره کنید یا بهتر است به سایر ارائه دهندگان خدماتی بروید که متناسب با بودجه شما هستند. اگرچه ممکن است تغییر کمی سخت باشد، زیرا ممکن است مجبور شوید برای زیرساخت های بیشتری پول خرج کنید، قبل از تصمیم گیری نهایی باید مزایا و معایب باقی ماندن و تعویض را بسنجید.
8) برای آموزش کاربران نهایی به عنوان Welliate یا بهتر سوئیچ پول خرج کنید
این چیزی است که در اکثر شرکت ها اتفاق می افتد. آنها هزاران دلار برای خرید یک نرم افزار/تجهیزات جدید خرج می کنند، اما کارکنان خود را برای استفاده بهینه از آنها آموزش نمی دهند. هنگامی که یک نرم افزار جدید خریداری می شود، باید با ارائه خدمات آموزشی کافی به کاربران، از آن استفاده کنید. در غیر این صورت، کارکنان به نرم افزارهای قدیمی برمی گردند، زیرا با آن آشنایی بیشتری دارند.
9) در تجسم سرور افراط کنید
کسب‌وکارها شروع به استفاده از تکنیک تجسم سرور کرده‌اند، زیرا مزایای تجاری فوق‌العاده‌ای از جمله افزایش بهره‌وری را برای آنها به ارمغان می‌آورد. سرورهای جدید زمان تدارک سریع تری دارند که امکان دسترسی سریع به منابع را فراهم می کند. با تجسم سرور، می توان از دارایی های سخت افزاری و توان محاسباتی تا حداکثر ظرفیت خود استفاده کرد که منجر به صرفه جویی در هزینه می شود. در همین حال، اگر سرورهای مستقلی دارید، آنها را نیز تبدیل کنید. هنگامی که از سرورهای مجازی به جای سرورهای مستقل استفاده می کنید، می توانید هزاران دلار در قبوض آب و برق نیز پس انداز کنید. این یک راه حل پایدار است، با مزیت افزوده بهبود اطلاعات در آینده.
10) معماری سرویس گرا (SOA)
با SOA، کسب‌وکارها می‌توانند از انعطاف‌پذیری سازمانی، همراه با بهبود جریان اطلاعات و توانایی کاهش هزینه‌های مدیریت، با مزیت اضافی انعطاف‌پذیری پیکربندی، لذت ببرند. از طریق این روش ساخت برنامه های کاربردی تجاری، می توانید از یک سرویس مشترک برای انجام وظایف تجاری استفاده کنید.
11) تغییر چرخه جایگزینی
همچنین می توانید چرخه تعویض رایانه ها و رایانه های لپ تاپ مورد استفاده کارمندان خود را تغییر دهید. به جای اینکه آنها را در چرخه فعلی (مثلاً هر 4 سال یکبار) تغییر دهید، چرا هر 5 سال آن را تغییر نمی دهید؟ یک سال اضافی در چرخه ممکن است زیاد به نظر نرسد، اما از بخش مالی خود بخواهید که روی هزینه ها کار کند. مقداری که می توانید پس انداز کنید فوق العاده است.